IJzersterk programma

Een ijzersterk programma voor jouw evenement

De basis van je evenement is een ijzersterk programma. Zoals een architect een gebouw ontwerpt, zo zet je als organisator eerst het raamwerk neer voor je bijeenkomst. Een goed programma is het fundament voor een succesvol evenement.

STAP 1: Wat is het doel van je evenement?

Als je vooraf je doel helder hebt, krijgt je evenement meer impact. Waarom organiseer je jouw evenement? Wat wil je voor elkaar krijgen? Zodra je doel helder is geformuleerd, wordt het makkelijker om met je evenement te scoren.

Voorbeelden van doelstellingen:

  • je klanten/prospects doen liever zaken met jouw organisatie dan met je concurrent
  • medewerkers bespreken samen de kansen die zij zien om de organisatie te verbeteren
  • deelnemers hebben wat geleerd over een bepaald onderwerp, die kennis kunnen ze gaan toepassen

STAP 2: Wie wil je uitnodigen?

Een ijzersterk programma is afgestemd op de belangstelling van de genodigden. Wanneer je een relatie-evenement organiseert, denk dan goed na over je verschillende soorten relaties. Hoe specifieker je doelgroep, des te eenvoudiger is het om je programma af te stemmen op de belangstelling van je deelnemers. Genodigden moeten zich herkennen in de opzet van je programma. Zij moeten direct denken ‘dit is voor mij relevant!’ Te vaak maak ik mee dat organisatoren een te brede doelgroep willen aanspreken. Het wordt dan veel lastiger om tot de verbeelding te spreken.

STAP 3: Afstemmen op de genodigden

Verdiep je in je genodigden. Hoe kun je hen verder helpen? Vanaf de eerste aankondiging moet je doelgroep zich aangesproken voelen. Iedereen moet direct het gevoel krijgen dat het programma relevant en aantrekkelijk is. Het lijkt heel logisch om de interesse van de deelnemer centraal te stellen, maar te vaak worden programma’s bedacht vanuit het belang van de organiserende partij.

TIP: In het voortraject kun je een aantal genodigden raadplegen. Creëer een denktank. Vraag deze genodigden wat een boeiend thema kan zijn voor je programma. Bij wetenschappelijke congressen werkt men meestal met een programmacommissie. Zo’n commissie bestaat uit vrijwillige meedenkers uit het vak. Zij doen suggesties voor een aansprekend thema en denken mee over sprekers en programmaonderdelen. Zo kom je tot een programma dat aansluit op de belangstelling van je genodigden. Deze werkwijze kun je toepassen op alle soorten evenementen. Je kunt ook simpelweg een paar genodigden bellen en hen vragen wat zij een aantrekkelijk thema vinden voor de bijeenkomst.

STAP 4: Hoe geef je vorm aan de inhoud?

Je wilt de deelnemers blijven boeien. Dat doe je door je programma zo kort en afwisselend mogelijk te maken. Breng variatie aan door verschillende werkvormen toe te passen: eerst een spreker, dan een brainstorm, een act, lunch, daarna een keuzeworkshop etcetera. Je bouwt je programma dus op uit afwisselende ‘blokjes’, de bouwstenen voor je programma.

Voorbeeld – meer gedaan krijgen in minder tijd

Een IT-bedrijf lanceert binnenkort een nieuwe versie van de software. Zij kunnen een bijeenkomst organiseren met een uitgebreide demonstraties en een presentatie over het ontwikkelproces. Maar dat wordt voor de meeste klanten waarschijnlijk een vrij saai programma. Beter kunnen ze bedenken waarom hun klanten de software gebruiken, waarschijnlijk om efficiënt te werken. Zo’n thema kun je dan aangrijpen om een inspirerende bijeenkomst te organiseren, bijvoorbeeld een symposium ‘Meer gedaan krijgen in minder tijd’. Binnen zo’n programma kun je nog steeds een demonstratie geven van de nieuwe software, maar de context waarin dat gebeurt is nu veel relevanter; het is voor de deelnemers duidelijk dat je begrijpt wat zij voor elkaar willen krijgen.

evenement organiseren tips

Leestip! ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’
Veel praktische inzichten en tips, waar je direct mee aan de slag kunt.

Tip!

Brainstormsessie

We komen graag bij je langs. Niet voor een verkooppraatje, maar voor een inhoudelijke brainstorm. We verbinden onze ervaring en creativiteit aan jouw uitdaging. Zo’n afspraak is uiteraard vrijblijvend..

Plan een afspraak

Het evenement dat niemand wil missen

Leestip! ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’
Veel praktische inzichten en tips, waar je direct mee aan de slag kunt.
Bestel het boek