IJzersterk programma

Een ijzersterk programma voor jouw evenement

Een ijzersterk programma is de basis van het evenement dat je organiseert. Als je programma goed in elkaar zit, dan kun je de deelnemers betrokken houden. Een goede afstemming op je doelgroep zal ervoor zorgen dat meer mensen zich aanmelden. Wanneer je verkent wat er speelt bij je genodigden mag je ondertussen je eigen doelstellingen niet uit het oog verliezen.

De kenmerken van een ijzersterk programma

Meer dan vijfhonderd organisatoren heb ik gevraagd welk evenement zij zelf niet hadden willen missen, dat leverde een prachtige lijst op vol sprankelende festivals, sportevenementen, inspiratiereizen en zelfs vakbeurzen. Er zijn drie kenmerken die steeds naar voren komen:

1. Exclusief en uniek: er is maar één kans om dit mee te maken
2. Verrassend: zoiets heb ik nog nooit eerder meegemaakt
3. Relevant: hier heb ik echt wat aan

Bij het samenstellen van een goed programma moet je deze kenmerken in je achterhoofd houden. Zorg voor bijzondere combinaties, voor voldoende afwisseling in invalshoek en in vorm. Activeer je deelnemers en vooral: zorg dat het programma écht
relevant is voor je genodigden.

Stap 1: Wat is het doel van je evenement?

Als je vooraf je doel helder hebt, krijgt je evenement meer impact. Waarom organiseer je jouw evenement? Wat wil je voor elkaar krijgen? Zodra je doel helder is geformuleerd, wordt het makkelijker om met je evenement te scoren. Probeer je doelstelling te vertalen in een gedragsverandering bij de deelnemers nadat ze jouw evenement hebben bijgewoond.

Voorbeelden van doelstellingen:

  • je klanten doen na afloop van jouw relatie-symposium liever zaken met jouw organisatie dan met je concurrent
  • medewerkers verbeteren de organisatie nadat ze geïnspireerd zijn op jouw kick-off
  • vakspecialisten passen de nieuwste inzichten toe, die ze hebben geleerd op jouw congres

Stap 2: Wie wil je uitnodigen?

Hoe specifieker je doelgroep, des te eenvoudiger is het om je programma af te stemmen op de belangstelling van je deelnemers. Genodigden moeten zich herkennen in de opzet van je programma. Zij moeten direct denken ‘dit is voor mij relevant!’ Te vaak maak ik mee dat organisatoren een te brede doelgroep willen aanspreken. Het wordt dan veel lastiger om tot de verbeelding te spreken. Bedenk dus goed wie je er écht bij wilt hebben.

Stap 3: Afstemmen op de genodigden

Verdiep je in je genodigden. Hoe kun je hen verder helpen? Vanaf de eerste aankondiging moet je doelgroep zich aangesproken voelen. Iedereen moet direct het gevoel krijgen dat het programma relevant en aantrekkelijk is.

TIP: In het voortraject kun je een aantal genodigden raadplegen. Creëer een denktank. Vraag deze genodigden wat een boeiend thema kan zijn voor je programma. Bij wetenschappelijke congressen werkt men vaak met een programmacommissie. Zo’n commissie bestaat uit vrijwillige meedenkers uit het vak. Zij doen suggesties voor een aansprekend thema en denken mee over sprekers en programmaonderdelen. Zo kom je tot een programma dat aansluit op de belangstelling van je genodigden. Deze werkwijze kun je toepassen op alle soorten evenementen. Je kunt ook simpelweg een paar genodigden bellen en hen vragen wat zij een aantrekkelijk thema vinden voor de bijeenkomst.

Stap 4: Hoe geef je vorm aan de inhoud?

Je wilt de deelnemers blijven boeien. Dat doe je door je programma zo kort en afwisselend mogelijk te maken. Breng variatie aan door verschillende werkvormen toe te passen: eerst een spreker, dan een brainstorm, een act, lunch, daarna een keuzeworkshop etcetera. Je bouwt je programma dus op uit afwisselende ‘blokjes’, de bouwstenen voor je programma.

Voorbeeld – meer gedaan krijgen in minder tijd

Een IT-bedrijf lanceert binnenkort een nieuwe versie van de software. Zij kunnen een bijeenkomst organiseren met uitgebreide demonstraties en een presentatie over het ontwikkelproces. Maar dat wordt voor de meeste klanten waarschijnlijk vrij saai. Stel dat hun klanten de software gebruiken om efficiënt te werken. Dan kun je dat thema aangrijpen om een ijzersterk programma aan op te hangen. Dan wordt het een symposium ‘Meer gedaan krijgen in minder tijd’. Binnen dat thema kun je nog steeds een demonstratie geven van de nieuwe software, maar de context waarin dat gebeurt is dan veel relevanter; het is voor de deelnemers duidelijk dat je begrijpt wat zij voor elkaar willen krijgen.

Zakelijk evenement organiseren – tips

Het evenement dat niemand wil missen

Aaaaha! Bureau voor live communicatie helpt bij het organiseren van evenementen die niemand wil missen.

Aaaaha! organiseerde een serie masterclasses voor organisatoren en verzamelde hun beste tips.

Die tips zijn gebundeld in het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen

Evenement organiseren – tips

Uitnodiging tips

Uitnodiging

Evenement organiseren

Hoe kun je de genodigden overtuigen om jouw zakelijke evenement te bezoeken?

Uitnodiging
werkvormen voor je evenement

Werkvormen

Evenement organiseren

Met deze werkvormen activeer je de deelnemers. De energie schiet omhoog en je bijeenkomst wordt effectiever.

Werkvormen
Natraject en verslaglegging - evenement organiseren

Verslag

Evenement organiseren

Onze tips voor een goed verslag. Hoe vergroot je je bereik én hoe houd je iedereen aangehaakt?

Verslag
Tip!

Brainstormsessie

We komen graag bij je langs. Niet voor een verkooppraatje, maar voor een inhoudelijke brainstorm. We verbinden onze ervaring en creativiteit aan jouw uitdaging. Zo’n afspraak is uiteraard vrijblijvend..

Plan een afspraak

Het evenement dat niemand wil missen

Leestip! ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’
Veel praktische inzichten en tips, waar je direct mee aan de slag kunt.
Bestel het boek