IJzersterk programma

Evenement – de uitnodiging waar iedereen op ingaat

Hoe zorg je ervoor dat je genodigden reikhalzend uitzien naar je evenement? Uitnodigen is een kunst, want voordat genodigden ingaan op je uitnodiging, moet je hen overtuigen.

De uitnodiging

De volgende informatie mag niet ontbreken in je uitnodiging: datum, tijden, locatie en de mogelijkheid om je aan te melden. De routebeschrijving hoef je bij de uitnodiging nog niet toe te voegen, die kun je meesturen met de bevestiging.

Verzendmoment

Het beste kun je de uitnodiging al drie maanden van tevoren versturen. Voor die tijd kun je al een save-the-date sturen of de uitnodiging telefonisch aankondigen. Als je een internationaal of een meerdaags evenement organiseert, kun je dat het beste al een jaar van tevoren aankondigen. Wanneer je een ongedwongen borrel organiseert, kan een kortere aanlooptijd ook goed werken.

Het is goed wanneer de genodigden je uitnodiging op een dinsdag ontvangen. Er zijn dan voldoende weekdagen over om te reageren. Vrijdagmiddag is geen goed moment, de kans is groot dat er dan niets meer mee gebeurt voor het weekend. Na het weekend krijgt je uitnodiging vervolgens niet meer de gewenste aandacht.

Check je verzendlijst

Je kunt niet zorgvuldig genoeg zijn. Loop je verzendlijst nog eens kritisch na, voordat je de uitnodigingen verstuurt. Ben je niemand vergeten, die op een uitnodiging rekent of staat er juist iemand tussen die je niet voor deze bijeenkomst wilt uitnodigen? Kijk vooral uit dat iemand niet met mevrouw wordt aangeschreven, als je weet dat de voornaam ‘Peter’ is. Wanneer je genodigden tutoyeert, komt dat warmer en persoonlijker over. Schrijf de genodigden dan ook aan op hun voornaam. Het hangt af van je branche en van de relatie of het gepast is om dat te doen.

Persoonlijke reacties

Genodigden zullen reageren vanaf het moment dat ze hun uitnodiging ontvangen hebben tot het evenement. De ene keer uiten zij hun enthousiasme, de andere keer stellen ze een vraag. Genodigden reageren langs verschillende kanalen: telefoon, e-mail en social media. Zorg dus dat die reacties worden beantwoord. Wanneer iemand bijvoorbeeld twittert: ‘Ik zie uit naar dit evenement!’ Stuur dan een persoonlijk reactie: ‘Fijn dat je erbij bent, we zien uit naar je komst!’

Verleiden en overtuigen

Met het versturen van een goede uitnodiging ben je er nog niet. Het gaat erom dat je erin slaagt om de genodigde te overtuigen. Hoe doe je dat?

Maak het persoonlijk

Bij veel zakelijke evenementen is het uitnodigingstraject nogal onpersoonlijk. Je ontvangt een mail vanaf een info@- of noreplyto-adres. Je krijgt het gevoel dat je uit een mailbestand bent geplukt. Als je verhinderd bent, heb je niet het idee dat je dat moet laten weten; de uitnodiging komt meer over als een mailing dan als een invitatie. Je wilt je genodigden het gevoel geven dat hun komst op prijs wordt gesteld. Wanneer je een uitnodigingstraject bedenkt voor je zakelijke evenement, kijk dan hoe je het zo persoonlijk mogelijk kunt maken.

Plak bijvoorbeeld op een uitnodigingskaart een post-it met een handgeschreven aanbeveling erop: ‘Echt iets voor jou!’ Als je per e-mail uitnodigt, personaliseer dan de eerste regel of alinea.

Het uitnodigingstraject bij een huwelijk is persoonlijk en overtuigend. Vaak heb je vooraf een save-the-date-kaart ontvangen. De uitnodiging ziet er prachtig uit, gedrukt op handgeschept papier en het bruidspaar heeft je naam er op geschreven. Je merkt aan alles dat je komst op prijs wordt gesteld. Eenzelfde persoonlijke aanpak werkt uitstekend voor zakelijke evenementen.

Bekende afzender

Uitnodigingen kun je het beste laten versturen door degenen die het contact onderhouden met de genodigden. Wanneer je een evenement organiseert voor klanten, geef dan je collega’s een actieve rol in het uitnodigingstraject. Laat iedereen zijn eigen relaties uitnodigen. Vraag elke collega om tien relaties uit te nodigen (en op het evenement ook persoonlijk te ontvangen). Zij benadrukken de exclusiviteit: ‘Ik mag tien relaties uitnodigen en ik moest direct aan jou denken.’ Om er zeker van te zijn dat de uitnodigingen er op tijd uit gaan, kun je ze ook centraal versturen. Als afzender gebruik je dan steeds de naam van de collega die het contact met de genodigde onderhoudt.

Gebruik de telefoon

Aan de telefoon kun je beter overtuigen dan met een geschreven tekst. Het allerbeste is het om je genodigden persoonlijk te bellen. Het kost veel tijd, maar het loont de moeite. Uiteraard verstuur je ook een uitnodiging, maar vooraf bel je om dat aan te kondigen. Je evenement is direct een goede aanleiding voor een contactmoment. Je genodigden stellen het telefoontje op prijs en je kunt direct even bijpraten. De genodigden moeten natuurlijk gebeld worden door degene met wie ze het contact hebben. Vraag je collega’s dus om hun relaties te bellen.

Bedenk een prikkelende titel

Een cursus onderhandeltechniek is saai, maar je bent direct benieuwd wat je kunt leren bij het seminar ‘De dirty tricks van het onderhandelen’. Gebruik dus een prikkelende titel voor je evenement.

Overtuig met beeld

Beeldmateriaal bij je uitnodiging van een vorige bijeenkomst of van de locatie maken de bijeenkomst tastbaar. Genodigden krijgen dan een beeld van wat ze kunnen verwachten. De titel van je evenement versterk je met een goede afbeelding. Je kunt een geschikte foto zoeken of er zelf één maken. Je kunt ook een kunstenaar of illustrator vragen om een beeld te creëren. Om de aandacht te trekken kun je de omgekeerde boodschap in beeld verpakken. Bij een symposium met de titel ‘Supertevreden klanten 2.0’ plaats je juist een foto van een schreeuwende, boze klant, dat trekt direct de aandacht. Let wel op beeldrechten, gebruik niet zomaar een afbeelding van internet.

De uitnodigingstekst

Gebruik geen lange teksten, communiceer in je uitnodiging bondig en to-the-point. Als je toch meer woorden nodig hebt, start dan met een goede samenvatting bovenaan. Journalisten structureren hun verhaal volgens het piramideprincipe; de belangrijkste feiten staan in de eerste alinea, de onderbouwing staat in de tekst die er op volgt. Je kunt ook een paar bulletpoints toevoegen. Daarin zet je de belangrijkste argumenten op een rij. Wanneer je in plaats van bulletpoints ‘vinkjes’ (3) gebruikt, dan werkt dat nog overtuigender.

Gebruik de juiste argumenten

Gebruik de juiste argumenten om je genodigden te overtuigen. Redeneer vanuit de bezoeker. Wat heeft hij eraan om te komen? Wat is zijn belang? Waar ligt ie van wakker? Wat wil hij bereiken? Bij het ontwerpen van een prikkelend programma heb je daar al rekening mee gehouden. Hoe kun je het nu op zo’n manier verwoorden dat elke genodigde zich er direct in herkent? Gebruik alleen de allersterkste argumenten; de minder sterke argumenten ontkrachten je boodschap.

Start met het eindbeeld

Wat levert je bijeenkomst op voor de deelnemers? Het antwoord op die vraag kan je helpen om tot een goede titel te komen. Een netwerkborrel levert bijvoorbeeld nieuwe zakelijke contacten op. Na afloop hebben de deelnemers hun netwerk uitgebreid. Zij gaan met een aantal visitekaartjes en met nieuwe kansen naar huis. Dat eindbeeld kun je gebruiken om je uitnodiging op te baseren. In de uitnodiging plaats je bijvoorbeeld een kop ‘Nieuwe contacten = Nieuwe kansen’.

Verschillende argumenten voor specifieke doelgroepen

Wanneer je verschillende doelgroepen uitnodigt, is het slim om per doelgroep de sterkste argumenten te formuleren. Je kunt dan verschillende uitnodigingen maken voor verschillende doelgroepen.

Aanbevelingen

Sites als Booking.com, Tripadvisor en Zoover laten reacties van klanten zien. De meeste vakantiegangers vinden die reacties belangrijk bij het maken van hun keuze. Deze overtuigingstechniek kun je toepassen in je uitnodigingstraject. Vraag deelnemers van een vorige bijeenkomst om een korte aanbeveling te schrijven. Heb je een hoog rapportcijfer uit de evaluatie van de vorige editie, gebruik dat cijfer dan in je uitnodiging: ‘Bezoekers waarderen ons symposium met een 8,7!’ Je kunt ook bezoekers vragen om een korte aanbeveling te schrijven over hun deelname aan het evenement, bijvoorbeeld ‘Een superleuke dag met veel genodigden uit verschillende bedrijfsculturen. Inspirerend!’. Die quotes geef je een plek in de uitnodiging voor de volgende editie.

Accreditatiepunten

Als je arts bent of accountant, moet je jaarlijks een aantal studiepunten verdienen. Organiseer je een inhoudelijk evenement voor zo’n doelgroep? Dan loont het de moeite om accreditatie aan te vragen. Voor genodigden is het mooi meegenomen als deelnemen direct studiepunten oplevert.

Maak nieuwsgierig

Nieuwsgierigheid is een krachtige drijfveer. Daar kun je gebruik van maken in je uitnodigingstraject. Stuur een save-the-date zonder afzender. De officiële uitnodiging stuur je dan een week later. Of creëer bewust een mysterie door niet alle sprekers bekend te maken.

Vergroot de urgentie!

Vaak stellen genodigden hun reactie uit, vooral als ze voor deelname moeten betalen. Je wilt voorkomen dat iedereen zich op het laatste moment aanmeldt, dat is heel onpraktisch, bijvoorbeeld als je de aantallen voor de catering door moet geven. Je kunt de urgentie vergroten door te benadrukken dat het aantal plaatsen beperkt is, zelfs als dat in werkelijkheid niet zo is. Bij veel congressen worden deelnemers beloond met een korting of een boekenpakket wanneer ze zich voor een bepaalde datum inschrijven.

evenement organiseren tips

Leestip! ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’
Veel praktische inzichten en tips, waar je direct mee aan de slag kunt.

Tip!

Brainstormsessie

We komen graag bij je langs. Niet voor een verkooppraatje, maar voor een inhoudelijke brainstorm. We verbinden onze ervaring en creativiteit aan jouw uitdaging. Zo’n afspraak is uiteraard vrijblijvend..

Plan een afspraak

Het evenement dat niemand wil missen

Leestip! ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’
Veel praktische inzichten en tips, waar je direct mee aan de slag kunt.
Bestel het boek