Tips voor jouw online evenement

Met een online evenement blijft je organisatie zichtbaar en relevant. Je kunt in gesprek gaan met een grote groep deelnemers. Hoe benut je alle mogelijkheden? Wij organiseerden meer dan 150 online evenementen, onze belangrijkste tips hebben we voor je op een rij gezet.

Tip 1: NIET te lang

Zorg ervoor dat je programma niet te lang duurt. Een goede tijdsspanne is 50 minuten met uitloop tot een uur. Dat is vergelijkbaar met een talkshow of documentaire op televisie. Een online evenement moet op tijd eindigen, vaak plannen deelnemers aansluitend een andere call of afspraak. Uiteraard kun je meerdere van die sessies van een uur combineren, geef de deelnemers de vrijheid om te kiezen wat ze willen volgen. Overweeg om je sessies te verspreiden over meerdere weken of maanden.

Tip 2: Gebruik filmpjes

Pratende hoofden worden al snel saai om naar te kijken. Maak je online evenement concreet en afwisselend met filmpjes. Wij maken korte documentaires, daarmee breng je de praktijk in beeld. Aansluitend gaan de experts in de studio hierover in gesprek, ook met de deelnemers.

Je kunt ook vlog-filmpjes maken, daarin laat je deelnemers vooraf hun aandachtspunt, tip of vraag inspreken. Je stuurt hen een briefing met één vraag en instructie. Zij nemen het filmpje zelf op met hun mobiele telefoon en wij zorgen voor een goede montage.

Van het film-materiaal monteren we een korte teaser, die kun je gebruiken om je online evenement te promoten.

Tip 3: Professionele presentator

Een professionele presentator (m/v) denkt in het voortraject met je mee over de structuur, het script en de interactie (open vragen en pollvragen). Tijdens de uitzending slaat de presentator de brug tussen de deelnemers en het programma. De presentator houdt de chat in de gaten en bewaakt de tijd, zo kunnen de experts zich richten op het delen van hun kennis.

Tip 4: Lastminute aanmeldingen

Veel deelnemers melden zich pas op het laatste moment aan voor online evenementen. Zorg voor goede promotie in de laatste week en op de laatste dagen voor je evenement.

LinkedIn biedt de juiste context en mogelijkheden om je online evenement te promoten. Je kunt heel gericht adverteren, daarbij kun je interesses en ook functietitels selecteren.

Tip 5: Inloopfilmpje

Wij hebben gemerkt dat in de eerste twee minuten van je programma nog flink wat laatkomers inloggen. Sindsdien maken wij altijd een inloopfilmpje: je ziet een aftelklok in beeld met de tekst: We wachten nog op een paar deelnemers. Tegelijkertijd brengen we de thema’s uit het programma tot leven in een videocartoon. Vergelijkbare inloopfilmpjes maken we met korte stukjes uit filmpjes die we vooraf maken.

Tip 6: Poll-vragen en Q&A

Activeer je deelnemers met laagdrempelige pollvragen. Start ieder subthema met een vraag als: In welke mate speelt dit bij jullie? / In welke mate maak jij je zorgen over… / In welke mate werk jij aan… / Wat is voor jou de belangrijkste drempel? etcetera. Daarna kun je vragen om voorbeelden in te sturen via de chat.

Bewaar de Q&A niet tot het einde, maar roep al vanaf de start op tot het insturen van vragen. Bespreek al in het begin van de uitzending een paar vragen van deelnemers. Je zendt niet voor niets live uit, zoek de verbinding met je publiek.

Tip 7: De opvolging

Jouw online evenement levert content en data op. De content kun je hergebruiken, in de vorm van stukken video, maar ook als uitgeschreven interviews en lijstjes met tips (niet iedereen bekijkt filmpjes online; bovendien indexeert Google tekst wel en video alleen op basis van de omschrijving). De content kun je nasturen en publiceren.

De data bestaat uit de output van de deelnemers (open vragen, pollvragen en enquête), dat is het vertrekpunt voor een goede opvolging. Bedenk vooraf vragen die je helpen om je doelstelling te bereiken. Breng je een nieuwe oplossing onder de aandacht bij bestaande relaties, dan is het niet gek om in de enquête te vragen ‘Wil je dat we contact met je opnemen hierover?’

Organiseer het online evenement dat niemand wil missen

Aaaaha! Bureau voor live communicatie helpt je graag bij het organiseren van jouw online evenement. We kunnen je begeleiden bij iedere stap, maar je kunt ook voor een (inloop)filmpje of een presentator (m/v) bij ons terecht.