Interactie op je congres – Heliview congressen

Interview met organisator Hans de Werd

Hoe organiseer je op je congres de interactie tussen sponsor en bezoeker? Hans de Werd is de oprichter van Heliview Conferences & Training. Jaarlijks organiseert dit bedrijf zo’n dertig congressen over uiteenlopende businessonderwerpen. Zorgvuldig geselecteerde deelnemers kunnen de evenementen gratis bezoeken. Alle kosten worden betaald door de businesspartners.

Hoe werf je deelnemers voor jullie congressen?

Er zijn drie zaken van belang bij het werven van deelnemers: inhoud, inhoud en inhoud. De doelgroep besluit op basis van het programma om zich aan te melden voor onze congressen. Het moet dus direct duidelijk zijn wat je er mee opschiet om je aan te melden. Daarnaast laten we zien dat deelnemers bij ons gelijkgestemden kunnen ontmoeten. Wij steken veel energie in het uitkiezen van bezoekers van het juiste niveau. We hebben een kwaliteitsslag gemaakt door per congres nog veel kritischer te bepalen wie er wel en wie er niet mag komen. Deelnemers als studenten, consultants en leveranciers zul je op onze congressen niet tegenkomen, dus alleen maar eindgebruikers.

Wanneer zijn jullie businesspartners tevreden?

De sponsors van onze congressen noemen we onze businesspartners. Onze congressen vormen voor hen een platform, waarmee zij een resultaat nastreven op drie niveaus: hun naamsbekendheid vergroten, een expert-status opbouwen en natuurlijk nieuwe commerciële contacten leggen. Doelgericht ondersteunen we onze businesspartners op die drie vlakken. We bieden hen de mogelijkheid om een presentatie te verzorgen in het programma. Vanzelfsprekend mogen dat geen verkooppraatjes zijn, we begeleiden de businesspartners bij het samenstellen van een relevant verhaal. Bovendien matchen we de businesspartners actief met de juiste deelnemers. Op basis van slimme software plannen de deelnemers zelf een aantal afspraken met onze businesspartners. Dat is een voorwaarde om gratis deel te nemen. Per congres worden tussen de twee- en vierhonderd van die gesprekken ingepland. Ook voor deze één-op-ééngesprekken geldt dat het geen verkooppraatjes moeten zijn. In de enquête vragen we onze deelnemers hoe ze deze gesprekken waarderen, zeventig procent vindt dat ze waarde toevoegen aan het programma.

Bij de start van de dag nemen we altijd een paar korte kennismakingsrondes op in het zaalprogramma. Op die manier komen de deelnemers direct in gesprek met vakgenoten en businesspartners en ontstaat er veel dynamiek en energie. Zo benadrukken we aan het begin van de dag het belang van het netwerk dat we samenbrengen.

Wanneer vinden jullie een congres succesvol?

We evalueren elk congres met de bezoekers en met onze businesspartners. We willen minstens een rapportcijfer 8 scoren. Onze deelnemers hoeven niet te betalen voor hun deelname, maar ze steken er wel een volle dag van hun kostbare tijd in. We vinden het heel belangrijk dat zij het congres die moeite waard vinden.

Welk evenement had jij zelf niet willen missen?

Dat was een evenement dat we zelf organiseerden. In 2002 sprak Bill Clinton voor het eerst in Nederland na zijn ambtstermijnen als president van de Verenigde Staten. Tijdens het congres konden ondernemers lunchen bij Clinton aan tafel. Dat kostte per deelnemer maar liefst 25.000 gulden per gerecht (er werden vier gangen geserveerd), er was veel belangstelling voor. Mijn evenement voelde als een historisch moment: het was de hele dag in het nieuws en er waren zes bewakingsdiensten actief.