zakelijke uitnodiging event

Uitnodiging evenement – tips!

Een overtuigende uitnodiging draagt bij aan het succes van jouw evenement. Daarbij draait het niet alleen om een pakkende uitnodigingstekst, maar vooral om de persoonlijke benadering. Wanneer je iemand uitnodigt voor een zakelijk evenement, wil je diegene het gevoel geven dat zijn komst op prijs wordt gesteld. Hoe kun je dat het beste aanpakken en hoe kun je jouw genodigden overtuigen om jouw evenement te bezoeken?

Maak het persoonlijk

Bij zakelijke evenementen is de uitnodiging voor het evenement vaak te onpersoonlijk. Je ontvangt een mail vanaf een info@- of no-reply-to-adres. Je krijgt het gevoel dat je uit een mailbestand bent geplukt. De uitnodiging komt meer over als een mailing dan als een persoonlijk bericht aan jou; als je er niet bij kunt zijn, heb je niet het idee dat je dat moet laten weten. Bedenk als organisator dus hoe je de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk kunt maken, bijvoorbeeld door aan iedere uitnodiging een persoonlijke noot toe te voegen.

Bekende afzender

Wanneer je een evenement organiseert voor klanten, geef dan je collega’s een actieve rol in het uitnodigingstraject. Laat iedereen zijn eigen relaties uitnodigen. Vraag elke collega om tien relaties uit te nodigen (en op het evenement ook persoonlijk te ontvangen). Zij benadrukken de exclusiviteit: ‘Ik mag tien relaties uitnodigen en ik moest direct aan jou denken.’

Bedenk een prikkelende titel

Een cursus onderhandeltechniek is saai, maar je bent direct benieuwd wat je kunt leren bij het seminar ‘De dirty tricks van het onderhandelen’. Gebruik dus een prikkelende titel in je overtuigende uitnodiging. Een illustrator kan er een passend beeld bij maken.

De uitnodigingstekst

Gebruik geen lange teksten, communiceer in je uitnodiging bondig en to-the-point. Als je toch meer woorden nodig hebt, start dan met een goede samenvatting bovenaan. Journalisten structureren hun verhaal volgens het piramideprincipe; de belangrijkste feiten staan in de eerste alinea, de onderbouwing staat in de tekst die er op volgt. Je kunt ook een paar bulletpoints toevoegen. Daarin zet je de belangrijkste argumenten op een rij.

Gebruik de juiste argumenten

Gebruik de juiste argumenten om je genodigden te overtuigen. Redeneer vanuit de bezoeker. Wat heeft hij eraan om te komen? Wat is zijn belang? Waar ligt ie van wakker? Wat wil hij bereiken? Bij het ontwerpen van een ijzersterk programma heb je daar al rekening mee gehouden. Hoe kun je het nu op zo’n manier verwoorden dat elke genodigde zich er direct in herkent? Gebruik alleen de allersterkste argumenten; de minder sterke argumenten ontkrachten je boodschap.

Aanbevelingen

Sites als Booking.com, Tripadvisor en Zoover laten reacties van klanten zien. De meeste vakantiegangers vinden die reacties belangrijk bij het maken van hun keuze. Deze overtuigingstechniek kun je toepassen in je uitnodigingstraject. Vraag deelnemers van een vorige bijeenkomst om een korte aanbeveling te schrijven. Heb je een hoog rapportcijfer uit de evaluatie van de vorige editie, gebruik dat cijfer dan in je uitnodiging: ‘Bezoekers waarderen ons symposium met een 8,7!’ Je kunt ook bezoekers vragen om een korte aanbeveling te schrijven over hun deelname aan het evenement, bijvoorbeeld ‘Een superleuke dag met veel genodigden uit verschillende bedrijfsculturen. Inspirerend!’. Die quotes geef je een plek in de uitnodiging voor de volgende editie.

Maak nieuwsgierig

Nieuwsgierigheid is een krachtige drijfveer. Daar kun je gebruik van maken in je uitnodigingstraject. Stuur een save-the-date zonder afzender. De officiële uitnodiging stuur je dan een week later. Of creëer bewust een mysterie door niet direct alle sprekers bekend te maken.

Vergroot de urgentie!

Vaak stellen genodigden hun reactie uit, vooral als ze voor deelname moeten betalen. Je wilt voorkomen dat iedereen zich op het laatste moment aanmeldt, dat is heel onpraktisch, bijvoorbeeld als je de aantallen voor de catering door moet geven. Je kunt de urgentie vergroten door te benadrukken dat het aantal plaatsen beperkt is, zelfs als dat in werkelijkheid niet zo is.

Zakelijk evenement organiseren – tips

Het evenement dat niemand wil missen

Aaaaha! Bureau voor live communicatie helpt bij het organiseren van evenementen die niemand wil missen.

Aaaaha! organiseerde een serie masterclasses voor organisatoren en verzamelde hun beste tips.

Die tips zijn gebundeld in het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen

Evenement organiseren – tips

Clinic - organiseer het evenement dat niemand wil missen

IJzersterk programma

Evenement organiseren

Hoe kom je tot een ijzersterk programma voor jouw bijeenkomst? Hier vind je ons stappenplan.

IJzersterk programma
werkvormen voor je evenement

Werkvormen

Evenement organiseren

Met deze werkvormen activeer je de deelnemers. De energie schiet omhoog en je bijeenkomst wordt effectiever.

Werkvormen
succesfactoren van succesvolle evenementen

Succesfactoren

Evenement organiseren

Wat kun je leren van organisatoren van succesvolle zakelijke evenementen als The Next Web en MBA in 1 dag?

Succesfactoren
Tip!

Brainstormsessie

We komen graag bij je langs. Niet voor een verkooppraatje, maar voor een inhoudelijke brainstorm. We verbinden onze ervaring en creativiteit aan jouw uitdaging. Zo’n afspraak is uiteraard vrijblijvend..

Plan een afspraak

Het evenement dat niemand wil missen

Leestip! ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’
Veel praktische inzichten en tips, waar je direct mee aan de slag kunt.
Bestel het boek