zakelijke uitnodiging event

Uitnodiging evenement – praktische tips

Waaraan moet de uitnodiging voor een zakelijk evenement voldoen? Onze praktische tips hebben we voor je op een rij gezet.

De uitnodiging

De volgende informatie mag niet ontbreken in je uitnodiging: datum, tijden, locatie en de mogelijkheid om je aan te melden. De routebeschrijving hoef je bij de uitnodiging nog niet toe te voegen, die kun je meesturen met de bevestiging.

Verzendmoment

Het beste kun je de uitnodiging al drie maanden van tevoren versturen. Voor die tijd kun je al een save-the-date sturen of de uitnodiging telefonisch aankondigen. Als je een internationaal of een meerdaags evenement organiseert, kun je dat het beste al een jaar van tevoren aankondigen. Wanneer je een ongedwongen borrel organiseert, kan een kortere aanlooptijd ook goed werken.

Het is goed wanneer de genodigden je uitnodiging op een dinsdag ontvangen. Er zijn dan voldoende weekdagen over om te reageren. Vrijdagmiddag is geen goed moment, de kans is groot dat er dan niets meer mee gebeurt voor het weekend. Na het weekend krijgt je uitnodiging vervolgens niet meer de gewenste aandacht.

Check je verzendlijst

Je kunt niet zorgvuldig genoeg zijn. Loop je verzendlijst nog eens kritisch na, voordat je de uitnodigingen verstuurt. Ben je niemand vergeten, die op een uitnodiging rekent of staat er juist iemand tussen die je niet voor deze bijeenkomst wilt uitnodigen? Kijk vooral uit dat iemand niet met mevrouw wordt aangeschreven, als je weet dat de voornaam ‘Peter’ is. Wanneer je genodigden tutoyeert, komt dat warmer en persoonlijker over. Schrijf de genodigden dan ook aan op hun voornaam. Het hangt af van je branche en van de relatie of het gepast is om dat te doen.

Persoonlijke reacties

Genodigden zullen reageren vanaf het moment dat ze hun uitnodiging ontvangen hebben tot het evenement. De ene keer uiten zij hun enthousiasme, de andere keer stellen ze een vraag. Genodigden reageren langs verschillende kanalen: telefoon, e-mail en social media. Zorg dus dat die reacties worden beantwoord. Wanneer iemand bijvoorbeeld twittert: ‘Ik zie uit naar dit evenement!’ Stuur dan een persoonlijk reactie: ‘Fijn dat je erbij bent, we zien uit naar je komst!’

evenement organiseren tips

Leestip! ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’
Veel praktische inzichten en tips, waar je direct mee aan de slag kunt.

Tip!

Brainstormsessie

We komen graag bij je langs. Niet voor een verkooppraatje, maar voor een inhoudelijke brainstorm. We verbinden onze ervaring en creativiteit aan jouw uitdaging. Zo’n afspraak is uiteraard vrijblijvend..

Plan een afspraak

Het evenement dat niemand wil missen

Leestip! ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’
Veel praktische inzichten en tips, waar je direct mee aan de slag kunt.
Bestel het boek